|
Ledningssystem.
Ett ledningssysten ska vara en avbild av verksamheten. I
detta ska man finna allt som berör den verksamhet som
bedrivs. En gyllene regel är att allt som inte är
dokumenterat finns inte.
Alla
specificerande dokument finns samlade i en
databas med egen identitet. Därifrån kan man sedan vid
varje situation ha tillgång till det dokument som skall
användas. I vilken struktur man väljer att spara sina
dokument är starkt beroende på den verksamhet det är
fråga om.
All
verksamhet utgår från en huvudprocess eller ett antal
"kärnprocesser", till detta kommer ett flertal
stödprocesser. Har man sedan ett antal
organisationsnivåer får man ta hänsyn till dessa också.
Regeln är att man alltid ska finna vad man söker i just
den situation man befinner sig i.
Många
dokument kommer att vara gemensamma i många olika
situationer och nivåer i en organisation. Har man allt
samlat i en databas är det bara att hämta upp
efterfrågat dokument. Detta blir då tillgängligt och kan
läsas och om så är nödvändigt skrivas ut. |
|
|
|
|
Ofta finns
det hänvisningar till andra dokument, checklistor eller
mallar i det dokument man läser. Dessa hänvisningar ska
åtföljas av en länk så att man omedelbart kan få
tillgång utan att leta.
Varför då allt
detta?
Det är
för min egen del lätt att gå tillbaka i min tidgigare
verksamhet med snickeri och husbyggnad, där lärde jag mig
vikten av att ha strukturerad tillvaro.
Vi kan se
ledningssystemet som ett hus. Alla kan vi se huset från
utsidan. Kliver man in i det och tittar ser man också hur
det är disponerat invändigt. Ganska självklart kan
tyckas.
Allt
detta har en gång byggts, någon form av planering har
skett. En kravspecifikation har upprättats. Utifrån
denna har man gått vidare och detalj för detalj arbetat
sig framåt. Detta har resulterat i en ingående
dokumentation på både planlösning (kärnprocess) och
installation av VVS. och el. (stödfunktioner).
Nu kan
man bilda sig en uppfattning om vad huset omfattar utan
att vara bekant med det. Lägger man till vad som är bra
att göra för att ha med vid |
|
|
|
|
eventuell
skada, en inventarieförteckning, kommer vi ser vi snart
likheten med ledningssystemet.
Även någon
som är helt obekant kan gå in i huset och hitta det han
är ute efter.
Slutsats.
Ledningssystemet skall vara till för att orientera sig i
verksamhetens labyrinter. Det ska underlätta för den som
arbetar och den som är ny ska finna det han söker utan att
lägga ner för mycket tid för sig själv och andra. Att
för egen kraft närma sig strukturer ger en mycket bättre
helhet.
Åtskilliga är de timmar som spenderats i att skapa saker
som andra redan har gjort, eller att leta efter saker
som inte finns. Har man en verksamhet där många är
engagerade, kanske bara på ideell basis, desto
viktigare är det att det är lätt att förstå de strukturer som
man arbetar efter.
Jag
kommer här att visa lite hur man på ett enkelt sätt kan
bygga upp ett ledningssystem i en förbundsstruktur. Allt
beror på hur strukturen ser ut för det aktuella
objektet. Man ska i detta skede bara återge hur det ser
ut.
Förbättringar blir en annan historia. |
|
|
|