Alla specificerande dokument finns samlade i en databas med egen identitet. Därifrån kan man sedan vid varje situation ha tillgång till det dokument som skall användas. I vilken struktur man väljer att spara sina dokument är starkt beroende på den verksamhet det är fråga om.

All verksamhet utgår från en huvudprocess eller ett antal "kärnprocesser", till detta kommer ett flertal stödprocesser. Har man sedan ett antal organisationsnivåer får man ta hänsyn till dessa också. Regeln är att man alltid ska finna vad man söker i just den situation man befinner sig i.

Många dokument kommer att vara gemensamma i många olika situationer och nivåer i en organisation. Har man allt samlat i en databas är det bara att hämta upp efterfrågat dokument. Detta blir då tillgängligt och kan läsas och om så är nödvändigt skrivas ut.

Varför då allt detta?

Det är för min egen del lätt att gå tillbaka i min tidgigare verksamhet med snickeri och husbyggnad, där lärde jag mig vikten av att ha strukturerad tillvaro.

Vi kan se ledningssystemet som ett hus. Alla kan vi se huset från utsidan. Kliver man in i det och tittar ser man också hur det är disponerat invändigt. Ganska självklart kan tyckas.

Allt detta har en gång byggts, någon form av planering har skett. En kravspecifikation har upprättats. Utifrån denna har man gått vidare och detalj för detalj arbetat sig framåt.  Detta har resulterat i en ingående dokumentation på både planlösning (kärnprocess) och installation av VVS. och el. (stödfunktioner).

Nu kan man bilda sig en uppfattning om vad huset omfattar utan att vara bekant med det. Lägger man till vad som är bra att göra för att ha med vid

Även någon som är helt obekant kan gå in i huset och hitta det han är ute efter.

Slutsats.

Ledningssystemet skall vara till för att orientera sig i verksamhetens labyrinter. Det ska underlätta för den som arbetar och den som är ny ska finna det han söker utan att lägga ner för mycket tid för sig själv och andra. Att för egen kraft närma sig strukturer ger en mycket bättre helhet.

Åtskilliga är de timmar som spenderats i att skapa saker som andra redan har gjort, eller att leta efter saker som inte finns. Har man en verksamhet där många är engagerade, kanske bara på ideell basis, desto viktigare är det att det är lätt att förstå de strukturer som man arbetar efter.

Jag kommer här att visa lite hur man på ett enkelt sätt kan bygga upp ett ledningssystem i en förbundsstruktur. Allt beror på hur strukturen ser ut för det aktuella objektet. Man ska i detta skede bara återge hur det ser ut. Förbättringar blir en annan historia.